Ngày nay, việc sao chép những tài liệu hay sản phẩm trí tuệ ngày càng dễ dàng nhờ vào các thiết bị di động, điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến các tác giả, chủ sở hữu bản quyền.
Digify cho rằng các tệp và tài liệu PDF cũng có thể bị sao chép một cách dễ dàng. Nếu không có hệ thống quản lý quyền kỹ thuật số thì sẽ gây ảnh hưởng rất nhiều tớ chủ sở hữu bản quyền.
Bài viết gốc thuộc về Digify
Chúng ta sử dụng các tệp và tài liệu PDF vì nhiều lý do khác nhau. Đôi khi, những tệp này có bản chất là “nhạy cảm” hoặc “bí mật”. Hiểu những gì bạn có thể làm với quản lý quyền kỹ thuật số (DRM) là một bước quan trọng để bảo mật thông tin quan trọng của bạn.
Quản lý quyền kỹ thuật số là gì?
Quản lý quyền kỹ thuật số (DRM) đề cập đến một tập hợp các công nghệ cho phép kiểm soát những gì người đọc có thể làm với nội dung. Còn thường được gọi là “bảo vệ sao chép” hoặc “ngăn chặn sao chép”, phần mềm DRM cho phép người gửi ngăn chặn sự lan truyền ngoài ý muốn của thông tin đó.
Thông thường, DRM được sử dụng để bảo vệ các tài liệu nhạy cảm hoặc bí mật. Chúng có thể chứa tài sản trí tuệ. Đã có nhiều sự cố trong đó các tác phẩm đã xuất bản hoặc nội dung độc quyền đã bị đánh cắp, dẫn đến những thiệt hại bất lợi. Việc quản lý quyền kỹ thuật số đối với các tài liệu PDF của bạn khiến mọi người không thể lấy và chuyển thông tin của bạn khi không có sự cho phép.
Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn về Quản lý quyền kỹ thuật số và cách bạn có thể hạn chế hoặc ngăn chặn việc sao chép, in và chuyển tiếp.
Ai là người cần sử dụng DRM?
Thông thường, DRM được triển khai để kiểm soát việc phân phối thông tin ngoài ý muốn hoặc bất hợp pháp. Ví dụ:
- Các nhà xuất bản sách sẽ cần triển khai DRM để sách điện tử của họ không bị phân phối bất hợp pháp trên các diễn đàn hoặc bán lại. Các nhà cung cấp khóa đào tạo sẽ cần đảm bảo an toàn cho sổ tay đào tạo của họ để tài sản trí tuệ của họ không bị xâm phạm.
- Các công ty tài chính hoặc bất động sản sử dụng phòng dữ liệu để thẩm định và trao đổi thông tin bí mật. Nhiều nhà cung cấp phòng dữ liệu cũng sử dụng DRM như một công nghệ cơ bản để bảo mật tài liệu của họ cho các giao dịch thỏa thuận bí mật. Điều này thường được cấp phép hoặc mua từ các công ty DRM.
- Các tập đoàn cũng có thể triển khai một biến thể của DRM, được gọi là Quản lý quyền thông tin (hoặc IRM). Điều này là để kiểm soát quyền truy cập vào các tài liệu nhạy cảm quan trọng đối với hoạt động của công ty. Có thể có thông tin nhạy cảm, nếu bị rò rỉ, có thể gây bất lợi cho danh tiếng của công ty hoặc ảnh hưởng đến việc họ tuân thủ các quy tắc như HIPAA hoặc GDPR. Các công ty cũng thường muốn thu hồi quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm khi một nhân viên đã rời công ty.
Tại sao DRM không phổ biến rộng rãi hơn?
Mặc dù DRM nghe có vẻ tuyệt vời để bảo vệ tài liệu của bạn, nhưng tính phức tạp trong việc sử dụng và chi phí thường là hai yếu tố cản trở việc áp dụng công nghệ này.
Nhiều giải pháp DRM gây khó khăn cho cả người gửi và người nhận. Người nhận sẽ cần thực hiện nhiều bước để truy cập tài liệu, bao gồm cài đặt phần mềm đặc biệt hoặc xác thực danh tính của họ.
Thứ hai, nếu người nhận cần cài đặt phần mềm, họ cần làm như vậy trên bất kỳ PC hoặc thiết bị nào mà họ sẽ xem tài liệu. Nếu họ đang ở trong môi trường công ty, họ có thể thấy rằng họ bị hạn chế cài đặt phần mềm trên thiết bị của công ty. Hơn nữa, do có nhiều loại PC và thiết bị, quá trình cài đặt có thể không phải lúc nào cũng thành công.
Cuối cùng, việc triển khai DRM có thể tốn nhiều chi phí và công sức, có khả năng khiến nó trở nên quá đắt đỏ hoặc không thể tiếp cận được đối với các công ty và chuyên gia. Việc cài đặt có thể yêu cầu phần mềm máy chủ chuyên dụng, tốn kém và chuyên môn CNTT quan trọng. Đôi khi điều này đủ để ngăn cản các công ty thử DRM.
Hiện nay đã có nhiều công ty cung cấp dịch vụ liên quan đến DRM, để dễ dàng hơn trong việc cài đặt DRM bạn có thể liên hệ những công ty cung cấp dịch vụ này.
Những điều DRM không thể làm
Nói chung, DRM không thể ngăn việc ghi tài liệu của bạn bằng các phương tiện bên ngoài. Độc giả luôn có thể quay video từ thiết bị bên ngoài. Nếu họ có thể nhìn thấy nó, họ có thể sao chép nó. Không có phần mềm nào cũng có thể chặn triệt để mọi cách thức, mọi phương tiện ghi âm, ghi hình.
Đây được gọi là “lỗ tương tự”. Ngay cả Hollywood, với tất cả nguồn lực của mình, cũng không thể tránh khỏi khả năng ai đó quay phim bằng điện thoại di động, do đó những video rung lắc xuất hiện trên YouTube! Tuy nhiên, DRM có thể được bổ sung bằng hình mờ, điều này khuyến khích mọi người không truyền bá thông tin.
Bất kỳ ai có điện thoại di động hoặc phần mềm có sẵn (thường miễn phí) đều có thể tạo ảnh chụp màn hình một cách dễ dàng. Nếu bạn đang gửi thông tin nhạy cảm qua PDF, bạn muốn đảm bảo rằng không ai có thể chụp màn hình thông tin đó và chuyển thông tin đó cho người khác.
DRM vẫn có thể giúp ngăn chặn sự lan truyền thông tin ngoài ý muốn.
Ngay cả khi có thể ghi lại màn hình hoặc chụp ảnh màn hình, việc chụp toàn bộ cuốn sách hoặc độ phân giải đầy đủ của các trang vẫn là một thách thức. Có DRM tại chỗ là bước đầu tiên của bạn để bảo vệ hoặc khóa tài sản kỹ thuật số của bạn, để bạn nắm quyền kiểm soát.
Tôi có thể tự bảo vệ file của mình không?
Đôi khi, bạn có thể tự sao chép bảo vệ một tệp, giả sử bằng cách đặt một file ở chế độ chỉ đọc bằng mật khẩu trong Excel. Tuy nhiên, nó vẫn không ngăn được sự lan truyền thông tin, vì mật khẩu và tệp tin có thể được gửi đi cùng nhau. DRM thực hiện một cách tiếp cận toàn diện để khóa tài liệu để nó không bị lan truyền một cách dễ dàng.
Khả năng theo dõi và thu hồi một tệp cũng có thể quan trọng. Khi bạn nghi ngờ rằng thông tin đã lan truyền, khả năng biết ai đã tiếp xúc với tệp và khả năng thu hồi hoặc lấy lại tệp là rất có giá trị.
PDF Digital Rights Management hoạt động như thế nào?
Thông thường, DRM cung cấp cho bạn khả năng hạn chế sao chép, in (và số lượng bản sao), chỉnh sửa và kiểm soát truy cập. Các hệ thống DRM nâng cao sẽ có các tính năng như thu hồi quyền truy cập và hết hạn tài liệu. Hầu hết các hệ thống DRM không cung cấp tính năng theo dõi tệp chi tiết hoặc đánh dấu mờ, thường được bao gồm dưới dạng các công cụ riêng biệt.
Hãy xem xét kỹ hơn về việc hạn chế hoặc ngăn chặn sao chép, in và tải xuống.
Hạn chế in PDF
Nếu một tài liệu có thể được in ra, thì khả năng nó rơi vào tay kẻ xấu sẽ cao hơn nhiều. Các bản in ra giấy được để trên bàn, trong cặp và những nơi khác mà những người không được phép có thể lấy được tài liệu. Tuy nhiên, đôi khi nó vẫn cần thiết trong các khóa đào tạo hoặc khi người nhận của bạn thích đọc chúng trên giấy.
Cách chọn giải pháp DRM
Dưới đây là một số điểm cần chú ý khi bạn khám phá các tùy chọn giải pháp DRM:
- Đơn giản – Cố gắng dùng thử giải pháp DRM. Hãy thử trải nghiệm của cả người gửi và người nhận trong các trình duyệt hoặc máy tính khác nhau. Bạn đã phải cài đặt một cái gì đó trên máy tính của bạn? Đây có phải là một cái gì đó mà bạn sẽ sử dụng? Bạn đang tìm kiếm thứ gì đó đơn giản và có thể sử dụng được.
- Định dạng – Định dạng nào được giải pháp DRM hỗ trợ? Có hỗ trợ tất cả các định dạng bạn cần không? (Ví dụ; PDF, Excel, Word, Powerpoint, video, hình ảnh)
- Tính đầy đủ – Giải pháp có cung cấp tất cả các tính năng DRM mà bạn cần không? Bạn có cảm thấy an toàn khi sử dụng giải pháp?
